Die Paper-Pencil-Befragung ist seit Bestehen des Internets immer mehr aus der Mode gekommen. Sie wird heute fast ausschließlich für Mitarbeiterkreise durchgeführt, die - zumindest im Betrieb - keinen Zugang zum Internet haben (z.B. in der Produktion bzw. Logistik). Auch ältere Mitarbeiter/innen bevorzugen manchmal noch den Papierfragebogen gegenüber der Internet-Variante.

Am besten lässt sich die papierbasierte Befragung nach dem sogenannten „classroom approach“ (Wahllokalmethode)“ durchführen. Das heißt, es wird ein Raum zur Verfügung gestellt, in dem die Mitarbeiter - während der Arbeitszeit - den Fragebogen ausfüllen können. Die Mitarbeiter/innen müssen Gelegenheit erhalten, die Fragebögen ohne Störungen auszufüllen und anonym zurückzugeben. Im „Wahllokal“ bzw. an einem sicheren Ort (z.B. im Verwaltungsbereich) sollte deshalb ein nicht einsehbarer und gesicherter Einwurfkasten (ähnlich einer Wahlurne) aufgestellt werden. Es ist ratsam, den Betriebsrat dafür zu gewinnen, den Befragungsprozess im "Wahllokal" zu betreuen und die Fragebögen einzusammeln. Er kann dabei auch darauf achten, dass jeder Mitarbeiter in der Tat nur einmal an der Befragung teilnimmt. Der große Vorteil dieser Befragungsvariante ist die "kontrollierte Erhebungssituation", wie Prof. Dr. Christian Ernst, Geschäftsführer des Instituts für Personalforschung, betont. Eine gegenseitige Beeinflussung beim Ausfüllen des Fragebogens sei dabei ausgeschlossen. Das ist in allen anderen Befragungsvarianten nicht der Fall.

Häufiger findet auch eine postalische Versendung des Fragebogens (per Hauspost) statt. Dabei ist zu klären, wie der Rückversand der ausgefüllten Fragebögen erfolgen soll. Der schriftliche Fragebogen kann auch mit der Gehaltsabrechnung verteilt werden und nach dem Ausfüllen mittels Hauspost bzw. "Wahlurnen" eingesammelt werden. Manche Unternehmen favorisieren eine sichere, aber kostenintensivere Lösung, indem sie einen vorbereiteten, frankierten Umschlag ausgeben, so dass die Mitarbeiter den Fragebogen direkt zur Auswertung an den externen Dienstleister schicken können. Es ist zu beachten, dass in diesen beiden Varianten jedoch unerwünschte Einflüsse nicht auszuschließen sind, da das Ausfüllen des Fragebogens von Dritten beeinflusst werden kann.

Oft ist es sinnvoll, die Erhebungsdaten später nach Bezugsgruppen (z.B. Abteilungen und Bereichen) zu differenzieren. Fragt man die Bezugsgruppen im Fragebogen ab, besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter/innen diese Frage nicht beantworten. Deshalb ist es möglich, die Fragebögen vorab schon nach Bezugsgruppen zu kennzeichnen. Dies sollte den Mitarbeiter/innen jedoch mitgeteilt werden.

Der Fragebogen selbst sollte auch von einem ansprechenden Schreiben der Geschäfts-/Personalleitung begleitet sein. Dieses sollte über die Ziele und den Zeitraum der Befragung sowie die Datenverarbeitung und Anonymität informieren und auch eine Anleitung zur Bearbeitung des Fragebogens enthalten. Es sollte z.B. angegeben werden, wie der Befragte sich verhält, wenn eine Antwort im Fragebogen revidiert werden soll. 

Nach dem Ausfüllen der Fragebögen werden diese vom externen Dienstleister anhand einer Statistiksoftware (z.B. IBM SPSS) erfasst. Dabei müssen offene Fragen mühsam abgetippt werden, was aufgrund der Handschrift mancher Teilnehmer ein mühseliges Unterfangen darstellt und auch Fehlerquellen birgt. Die Datenerfassung ist natürlich auch ein wesentlicher Kostenfaktor bei der Papierbefragung.

Möglich ist auch eine Hybrid-Befragung, bei der die Adressaten selbst entscheiden können, ob Sie online oder mit Papier an der Analyse teilnehmen. Dabei ist, z.B. durch die Ausgabe eines eindeutigen Codes, sicherzustellen, dass jeder Adressat nur einmal an der Befragung teilnimmt.

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