Bei der Onlinebefragung muss – nach Festlegung der Befragungsinhalte – ein webbasierter Fragebogen konstruiert werden. Dafür gibt es entsprechende IT-Tools, die von externen Dienstleistern eingesetzt werden. Spezialisierte Anbieter wie das Institut für Personalforschung haben genügend Erfahrung damit, wie eine Onlinebefragung organisiert und technisch durchgeführt werden kann. 

Die Vorteile einer internetbasierten Befragung liegen auf der Hand: Der teils umfangreiche Erfassungsaufwand entfällt. Die Durchführung im Internet ist modern und spricht damit vor allem jüngere Mitarbeiter/innen an. Man kann mit allen Medien (PC, Laptop, Tablet oder Smartphone) immer und überall den Fragebogen ausfüllen. Innerhalb des Fragebogens können Fragen navigiert werden, z.B. weil nach Zustimmung oder Ablehnung nur ein Teil der Befragten zu einem bestimmten Aspekt weiter befragt werden sollen. Fragen, die für Teile der Belegschaft nicht relevant sind, werden ausgeblendet. Erfahrungsgemäß steigt auch die Anzahl der verbalen Nennungen bei Online-Befragungen, im direkten Vergleich zur schriftlichen Paper-Befragung. Auffällig ist zudem, dass der oft sehr große Aufwand zur Erfassung von Textantworten bei der Online-Befragung entfällt.

Aufgrund der mittlerweile hohen Internetdichte in Unternehmen stellt die Realisierung der digitalen Befragung heute auch in produzierenden Unternehmen meist kein Problem mehr dar. Manche Unternehmen stellen in der Feldphase zusätzliche PC-Terminals auf, damit auch Teile der Belegschaft, die keinen Büroarbeitsplatz haben, problemlos an der Befragung teilnehmen können.

Einladung zur Befragung

Die Teilnehmer/innen werden in der Regel per Email und einem Link zum Fragebogen eingeladen und können den Fragebogen sofort online ausfüllen. Bei der Einladung per Email muss sorgfältig auf die Einhaltung des Datenschutzes gemäß der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geachtet werden. 

Ein guter Online-Fragebogen enthält eine ansprechende Optik, das Unternehmenslogo, einen Einleitungstext mit Ausfüllanweisungen und die eigentlichen Fragen. Das Befragungstool sollte so eingestellt sein, dass man im Fragebogen auch wieder zurückgehen und seine Daten korrigieren kann. Es kann Pflicht-Fragen geben, die unbedingt beantwortet werden müssen, um in der Befragung fortzufahren. Diese Funktion sollte jedoch nicht zu oft eingesetzt werden, um den Charakter der Freiwilligkeit einer Mitarbeiterbefragung nicht zu unterminieren. Vielfach wird im Online-Fragebogen auch ein "Fortschrittsbalken" gezeigt, auf dem man sehen kann, wie weit man in der Befragung bereits fortgeschritten ist.

Bei der digitalen Befragung entstehen häufig Ängste, was die Anonymität der Erhebungsdaten anbetrifft. Es wird vielfach befürchtet, dass z.B. die Email-Adresse an die Befragungsdaten gekoppelt ist. Deshalb ist unbedingt darauf zu achten, dass der beauftragte externe Dienstleister strikt nach den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes arbeitet und die personenbezogenen Daten von den Befragungsdaten trennt. Auch die Zertifizierung des IT-Tools und die Lokalität des Servers sind wichtige Detailfragen, die mit einem externen Partner vorab geklärt werden sollten.

Gewährleistung der Anonymität

Das Institut für Personalforschung bietet auch eine Methodik, die größtmögliche Anonymität gewährleistet: Die Einladung zur Online-Befragung erfolgt dabei über einen schriftlichen Einladungsbrief (mit Passwort) und die Briefe werden innerhalb der Bezugseinheiten (z.B. Abteilungen) nach dem Zufallsprinzip verteilt. In diesem Fall sind von vorneherein die persönlichen Daten anonymisiert. Niemand weiß, wer welches "Los" gezogen hat. Dies ist vor allem in Bezug auf die EU-Datenschutzgrundverordnung die absolut sicherste Variante einer Mitarbeiterbefragung.

Ein Schwachpunkt bezüglich der Anonymität bleiben grundsätzlich die offenen Fragen, da die Kommentare so ausfallen können, dass einzelne Mitarbeiter/innen über den Inhalt identifizierbar sein können. Das Institut für Personalforschung löst diese Problematik, indem bei offenen, textbasierten Fragen im Online-Fragebogen ein Hinweis gegeben wird, dass man über den Inhalt identifizierbar sein kann. Somit kann jeder Teilnehmer selbst entscheiden, ob und was er als Text in den Online-Fragebogen schreibt.

Trotz dieser Vorkehrungen ist gerade bei Online-Befragungen ein gutes Befragungsmarketing innerhalb des Unternehmens wichtig. Die frühzeitige und umfassende Information über alle sicherheitsrelevanten Aspekte dienen der Vertrauensbildung.

Der Online-Fragebogen

Ein Online-Fragebogen verfügt über eine Reihe von Vorteilen gegenüber der Paper-Pencil-Variante. Er ist modern, in der Auswertung kostengünstig und bietet eine Reihe von Funktionalitäten, die offline nicht verfügbar sind: z.B. die Navigation innerhalb eines Fragebogens. Wenn Sie zum Beispiel eine Zusatzfrage stellen wollen, warum Mitarbeiter/innen mit etwas unzufrieden sind, dann können Sie den Fragebogen so programmieren, dass diese Frage nur den Teilnehmern gestellt wird, die sich zuvor als unzufrieden geäußert haben. Oder Sie können bei Antwortvorgaben eine "Randomisierung" vornehmen, so dass diese in einer zufälligen Reihenfolge gezeigt werden. Das steigert die Validität der Ergebnisse, da bekannt ist, dass Befragungsteilnehmer Antwortvorgaben in einer Liste eher oben ankreuzen. Wollen Sie Antwortmöglichkeiten auf eine bestimmte Anzahl begrenzen, dann ist dies besonders einfach in einer Online-Befragung.

Testen Sie selbst einen benchmarkfähigen Online-Fragebogen des Instituts für Personalforschung: